飯田市こども発達センター ひまわり

――施設について教えてください。

当センターは長野県南部の飯田市と下伊那郡における唯一の児童発達支援センターです。訪問支援など幅広い活動を行っていますが、実際に利用者が来所して受ける事業は外来相談部門（発達相談）と通所部門（児童発達支援）の2部門あります。
外来相談は長野県と南信州広域連合からの委託を受け、年間およそ900名、延べ5,000〜6,000件の相談の対応をしています。通所部門では重症心身障がい児を含む約41名を5クラスに分けて支援しています。

――導入前の課題を教えてください。

利用者さんがとても多く、一人ひとりのケースファイルの作成と保管をしていました。その数が膨大になりキャビネットに収まりきらず、倉庫に段ボールを積み上げて対応していました。相談が終了した方のファイルも残っているため、保管場所の確保が最大の悩みでした。
通所部門では出席や加算を確認し、請求担当に回す必要があります。担任が作成し、主任が確認し、さらに私が確認してから事務へと何段階もステップを踏む流れで、すべてが手作業。非常に負担が大きい業務でした。

――「デイロボ」導入を決めた理由を教えてください。

きっかけは飯田市のデジタル推進課からの紹介でした。他社システムも比較しましたが、何百人ものケースを一元管理するのは難しく、「デイロボ」は地域事情も理解して柔軟に対応してくれたので、そこが大きな決め手でした。
正直、最初は「本当にデジタルにして大丈夫かな」と不安もありました。しかし、紙カルテだけでは限界があることも感じていました。通所機能は他社でも備わっていましたが、一番の課題だった「外来相談の記録をどう残すか」に向き合い、真剣に検討していただけたのはとても心強く、導入の後押しになりました。

――実際に導入してみていかがでしたか？

導入後は、その日のうちに新規利用児の情報を登録し、先生たちがすぐに使える環境を整えました。スキャン作業には抵抗感もありましたが、やってみると「こんなふうにできるんだ」と新しい発見がありました。まだ100％の運用には至っていませんが、少しずつ軌道に乗ってきています。
職員の世代によっては不安もありましたが、研修やマニュアル配布、スタッフ同士のフォローを重ねることで慣れていきました。実際に触れてみると「意外とできる」と感じ、自信につながったと思います。導入初期は毎朝の朝礼後にクラスリーダーや児童発達支援管理責任者が集まり、記入ルールや確認方法を統一。「この時間までに保護者入力を終える」といった運用ルールを明確にしたことで、職員の理解も進みました。
以前は出席簿や個別支援計画、保護者とのやり取りを手書きやパソコン入力などバラバラの方法で行っていました。今は出席簿と実績表が連動し、業務が格段に楽になりました。個別支援計画もスマホで確認・承認できるようになり、保護者の説明やサインもスムーズになりました。最初は朝礼でルールをすり合わせながら進め、保護者入力の締め切り時間を決めるなど運用改善を重ねたことで、苦手な職員も少しずつ使いこなせるようになりました。

――特に気に入っている機能はありますか？

AIによる個別支援計画は新入児の次期計画を立てる際に参考になります。こどもの姿を的確に捉えており、大変助かります。また、支援目標に基づく記録を連絡帳や業務日誌に残せるのも便利です。病院や経理関連の書類もスキャンしてクラウドに保存しています。
クラウドのメモ機能をよく使っています。初回予約や電話相談、グループ活動の記録などに役立ちます。紹介状のやり取りもクラウドに保存しておけば安心です。

――「デイロボ」を導入してどんな変化がありましたか？

職員同士の情報共有がスムーズになりました。複数の職員が同じお子さんに関わる際でも記録を確認できるため、接し方のすり合わせがしやすく、支援がより円滑に進みます。保護者の入力もお願いしていますが、導入時に配布したお便りでも特に反対意見はなく、外国籍の保護者も翻訳アプリを活用してスムーズに対応してくださっています。
請求業務の効率化も大きな変化です。これまで他社ソフトを使っていましたが、「デイロボ」は様式が似ているため抵抗なく使えました。マニュアルも軽く目を通す程度で感覚的に進められ、使いやすいと感じています。作業内容は同じでも、かかる時間は半分ほどに短縮しました。以前は40人分を1人で入力し、月初は夜中までかかることもありましたが、今は担任の入力がそのまま実績になり、私の作業はほぼ不要になっています。大幅に時間が削減されて本当に助かっています。

――「デイロボ」のサポート体制についてはいかがでしたか？

初めての請求時は不安でしたが、繁忙期にもかかわらず時間を割いていただき、実際に作業しながら相談できたのは大きな安心につながりました。メールやWEBでの問い合わせも迅速で心強かったです。
導入研修もとても丁寧でした。ITに苦手意識がある職員にとっては一度で覚えるのは難しい部分もありましたが、施設内でフォローし合いながら、実際に触れるうちに少しずつ理解が深まりました。